Багатозадачність на роботі: шкідливо чи ні

2

Так чи корисна багатозадачність, як прийнято вважати? HR-експерт і психолог Давидова Олена розповідає, чому здатність швидко переключатися з однієї справи на інше може загрожувати нашій продуктивності.

Так вже корисна багатозадачність, як прийнято вважати?

Багатозадачність вважається показником продуктивності, компетентності та гнучкості працівника. Тих, хто здатний швидко перемикатися з однієї справи на інше, від звіту до наради і назад, вважають надбанням компанії.

Вміння працювати в умовах багатозадачності — одне з вимог до кандидата у багатьох і багатьох роботодавців, що легко підтверджують описи вакансій на headhunter. На жаль, в реальності багатозадачність — не настільки корисний навик.

Кожен день ми виявляємо, що намагаємося робити одночасно кілька справ. При цьому режим багатозадачності працює зовсім інакше: ми стаємо менш продуктивними, але відчуваємо більш сильний стрес.

Як багатозадачність заважає працездатності

Припустимо, вам потрібно впоратися з трьома простими задачами: намалювати 20 кружечків на папері, з’єднати 20 скріпок в ланцюжок і скласти 20 монет в стопочку.

Влаштуйте змагання з вашим колегою або іншому. Один з вас буде послідовно справлятися з кожної задачкою: спочатку кружечки, потім скріпки і в кінці монетки. Другий повинен перемикатися між цими задачками: намалював 3-4 кружечка, поєднав 3-4 скріпки, склав 3-4 монети — і повертаєшся до кружочкам.

Результат можна передбачити заздалегідь. З роботою швидше впорається людина, яка не перемикається між завданнями, а завершує кожну перед тим, як перейти до іншої.

З’єднувати скріпки і малювати кружечки — не найчастіша робоче навантаження (якщо тільки ви не вихователь в дитячому саду). Давайте розглянемо ситуацію, з якої ми могли б зіткнутися в повсякденному житті.

Припустимо, ми робимо презентацію, паралельно позираючи в свій акаунт вконтакті або розмовляючи по телефону. Швидше за все, через півгодини ми зауважимо, що час кудись втекло, а з усієї презентації готова всього пара слайдів.

Чим більше у нас девайсів і акаунтів в соцмережах, включаючи професійні, тим складніше нам зосередитися на роботі з одним з них. Всі гаджети і програми влаштовані так, щоб за замовчуванням вимагати вашої уваги і дій. «Відповідай на дзвінок», «натисни посилання», «відкрий додаток», «включи мене». І зроби все це одночасно.

Якщо ви слухаєте музику під час роботи, увага розсіюється

А що станеться з часом, якщо ми не будемо відволікатися на месенджери і соцмережі, а будемо мовчки робити презентацію, одночасно слухаючи музику? У вчених для нас знову погані новини.

Якщо ми стикаємося з декількома незалежними стимулів різної модальності (наприклад, з презентацією, яка передбачає наші дії і займає зоровий канал, і з музикою, яка займає аудіальний канал), наша продуктивність падає.

Намагаючись робити презентацію під музику, ми повільніше сприймаємо інформацію, яку повинні відобразити на слайді, помиляємося з оформленням і частіше плутаємо цифри. Причому чим старше стає людина, тим гірше він справляється з двома справами одночасно. З віком знижується швидкість реакції, і збільшується ймовірність помилок.

Чому так? Нашому мозку все одно, робити кілька справ або сприймати інформацію з декількох джерел. І в тому, і в іншому випадку мозку потрібен час на обробку сигналу.

Дослідники Офір, Насс і Вагнер показали, що багатозадачні люди, які регулярно працюють з кількома медіа-джерелами, і люди, не зловживають багатозадачністю, обробляють інформацію по-різному.

Першим складніше відсікти незначущі стимули і не реагувати на них. Вони з меншою ймовірністю проігнорують не значущу інформацію. «Багатозадачних» людей простіше простіше змусити займатися сторонніми завданнями, не важливими для досягнення основної мети, ніж «однозадачных».

Як працює мозок в режимі багатозадачності

Механізми короткочасної пам’яті прості і не «заточені» під багатозадачність. Намагаючись вибудувати завдання в певному порядку (я дзвоню, поки прозваниваю, дописую листа, після чого розмовляю), ми отключаемся від оточення. Нам доводиться дробити фокус уваги на кілька частин. Але в тому-то і проблема, що фокус уваги не дробиться.

Неважливо, які метафори використовують прихильники багатозадачності. Мозок людини працює не так, як комп’ютер.

Комп’ютер, спеціально створений для багатозадачності. Наприклад, операційна система Windows може одночасно виконувати декілька процесів і програм, не втрачаючи при цьому ні в якості, ні в продуктивності.

Microsoft Exel не почне робити помилки із-за того, що відкрито браузер, а в ньому — кліп з youtube. Але людський мозок починає перемикатися між цими двома завданнями, втрачаючи час на перемикання, так і на занурення в нове питання.

Наш мозок здатний сконцентруватися тільки на одній справі в один момент часу. Якщо мова йде про короткі завдання, рутині, добре знайомих діях — багатозадачність працює, адже нам не доводиться дробити увагу.

Якщо досвіду достатньо, можна чистити картоплю одночасно з переглядом добре знайомого серіалу. Проблеми починаються, коли як мінімум одна з задач виявляється важливою. Наприклад, якщо ви спілкуєтеся з клієнтом чи аналізуєте дані, паралельно спілкуючись з колегами в корпоративному месенджері.

Плюси і мінуси багатозадачності

Багатозадачність розсіює увагу і заважає зосередженості

Багатозадачність — дуже стресогенний спосіб прожити своє життя і побудувати кар’єру. Люди, які практикують багатозадачність, дійсно швидше переходять від однієї справи до іншої, але при цьому встигають менше.

У цього твердження є докази. Стаття в «Журналі про експериментальної психології» повідомляє, що студенти вирішували математичну задачу на 40% повільніше, якщо в процесі їх просили переключатися на інші завдання.

Американські дослідники виявили, що люди, які постійно переключатися з одного завдання на іншу, робили в 1,5 рази більше помилок, ніж учасники експериментів, здатні довго зосередитися на одному завданні.

Наслідки багатозадачності

1. Когнітивна перевантаження

При роботі в умовах багатозадачності нам доводиться прикладати більше розумових зусиль, щоб обробити всю вхідну інформацію. Коли вхідної інформації багато, на обробку йде більше часу.

2. Неправильна оцінка ефективності роботи

Люди, які вважають себе багатозадачними, часто свідомо створюють собі такі умови для роботи. Але об’єктивно оцінити свою ефективність вони не в силах.

Підлітки і діти гірше справляються з когнітивної перевантаженням, тому їм слід уникати багатозадачності. Навіть якщо ми вважаємо, що за своєю природою вони до цього краще пристосовані.

3. Зменшення ефективності роботи

Більша частина завдань, що надходять до нас за короткий проміжок часу — відволікаючий фактор. По суті, багатозадачність — це тренована отвлекаемость, а не допомога.

Як показали психологи Фінлі, Бенджамін і МакКарли у своєму дослідженні, люди не здатні адекватно оцінити, наскільки продуктивність впаде при роботі в режимі багатозадачності.

4. Проблеми з концентрацією і увагою

Прагнучи відповідати вимогам вакансій, люди намагаються розвинути в собі багатозадачність, навіть якщо від природи були до неї не схильні. На жаль, багатозадачність розвивається на шкоду іншим робочим якостям.

Кількість Ньюпорт, автор книги про те, як сфокусуватися на роботі в відволікаючої середовищі, розповідає, що багатозадачність знижує нашу здатність концентруватися. При цьому вміння концентруватися — один з найважливіших навичок для виконання складної роботи.

5. Втрата радості від роботи

Нейробіологи Лох і Канаі виявили, що люди, практикуючі багатозадачність в роботі з медіа, мають меншу щільність сірої речовини в передній поясній корі головного мозку.

Передня поясна кора задіяна в механізмах мотивації та винагороди, і проявляє активність, коли нам потрібно докласти уявне зусилля або зосередитися. Чим менше щільність сірої речовини в передній поясній корі — тим менше радості від роботи, що вимагає концентрації і розумових зусиль.

6. Ризик для життя

Якщо ви віддалено берете участь у нараді та ведете машину, ви не зможете зосередитися на дорозі. Це підвищує ймовірність аварії.
Кілька досліджень показали, що, якщо водій користується телефоном в дорозі, ризик автомобільних аварій збільшується в кілька разів.

Чому ми продовжуємо робити кілька справ одночасно

Багатозадачні люди здаються ефективними

Людям, практикуючим багатозадачність, потрібно майже в півтора рази більше часу на завершення завдання. Чому тоді «многозадачники» продовжують практикувати?

1. Багатозадачність виглядає ефектно

Якщо поспостерігати за людиною, практикуючим багатозадачність, здасться, що у нього під контролем всі питання одночасно. До того ж, багатозадачність допомагає створювати імідж зайнятого і затребуваного людини.

2. Суспільство переконане, що багатозадачність — норма

Меседжі від телебачення, радіо, журналів, друзів, книг, статей звучать так: «Ви з цим впораєтеся». Насправді, більше 90% людей фізіологічно не пристосовані тривалий час концентруватися більше, ніж на одній задачі.

3. Робити одну справу кілька годин нудно

Режим багатозадачності — спосіб влаштувати собі струс, в якій вже точно не до нудьги.

4. Ірраціональне переконання, що багатозадачність допомагає зробити більше справ

Коли людина хапається відразу за кілька справ, здається, що він більше встигає. Легко потрапити в ментальну пастку: «Я повинен зробити дуже багато. Мені варто подвоїти або потроїти зусилля». Але ця переконаність не допомагає, а вимотує.

Як відмовитися від багатозадачності

Якщо ви усвідомили проблему і хочете її вирішити, пропонуємо застосувати п’ять кроків, які допоможуть позбутися від багатозадачності без втрати ефективності.
Усвідомте, що робота в режимі багатозадачності — це вибір, який ми можемо змінити.

1. Розставте пріоритети

В режимі багатозадачності першорядні питання можуть відходити на другий план, так як співробітники постійно зайняті — вони реагують на будь-вхідний сигнал, постійно відволікаючись від більш важливого і цінного справи.

Визначте, які завдання можна відкласти або делегувати, і не витрачайте сили і час на багатозадачність. Поставте повідомлення «не турбувати» на ваші месенджери і приступайте до справи, не відволікаючись на повідомлення та питання.

2. Плануйте ваш день і тиждень

Планування допомагає:

  • Мотивувати себе на досягнення цілей;
  • Знизити рівень стресу (за рахунок передбачуваності);
  • Позбутися від необхідності зберігати всі завдання в короткочасної пам’яті.

Закладіть 5-10 хвилин на початку і в кінці дня, щоб скласти план на наступний день і визначити, що ви повинні зробити.

Використовуйте помічники для планування. Розписати завдання на день або тиждень допомагають дошки Trello або додаток Todoist.

3. Аналізуйте свої дії

Регулярно задавайте собі питання:

  • Корисно те, що я роблю, для моєї кар’єри і компанії?
  • Правильно я розподіляю навантаження протягом дня?
  • Які зміни або інструменти допоможуть мені стати більш продуктивним, і при цьому мене розвантажать?

4. Вчіться концентрувати увагу

Практикуйте медитацію і роботу з додатками. Вміння зосереджуватися — навик, який утримує нас від переходу в режим багатозадачності і рятує від стресу.

Як бути, якщо я не можу відмовитися від багатозадачності

Впоратися з декількома завданнями допомагає техніка «Ментального завершення»

Як впоратися з великою кількістю завдань, не відчуваючи стрес від того, що ви не можете завершити ні одну з них? Правильна відповідь — чим менше завдань ви робите одночасно, тим краще.

Але як бути, якщо нас постійно відволікають? Ви намагаєтеся написати листа клієнту, але вам телефонують. І ви вже не можете повністю зосередитися, тому що телефон дзвонить дуже настирливо, і ви повинні відповісти. Справитися з подібною ситуацією допомагає спосіб, який називають «Ментальне завершення».

Як працює техніка «Ментальне завершення»

Ви працюєте — пишете статтю або робочий лист. Дзвонить телефон, і вам потрібно відповісти. Подумки скажіть собі: «Я розумію, що зараз моя робота знаходиться на такій стадії і завершена на стільки-то». Збережіть файл або лист і візьміть телефон.

Поки будете розмовляти зі співрозмовником, не повертайтеся до попередньої роботи. Повністю сконцентруйтеся на розмові. Намагайтеся успішно провести цю розмову: робіть нотатки, задавайте співрозмовнику уточнюючі питання.

Як тільки завершіть розмову, покладіть трубку і усвідомте, що дзвінок закінчився. З цим завданням ви впоралися. Як можна швидше повертайтеся до попередньої задачі, не перемикаючись на щось зовсім інше.

Важливо дати собі час на ментальне завершення всіх завдань і навіть думок. Це підвищить вашу енергію, рівень концентрації та упорядкованість.

І все-таки, справжні професіонали привчаються не братися за кілька завдань одночасно. Наслідуйте їх порад: сповільнився, пориньте в роботу, почніть і закрийте її. У довготривалій перспективі ви оціните, наскільки корисний цей навик. Ви зможете виконувати свої завдання швидше і якісніше.

Будьте здоровими і ефективними!